Organiser un événement dans un centre des congrès à Bruxelles

Qu’il porte sur des thématiques culturelles, politiques, scientifiques ou professionnelles, un congrès est toujours un événement de grande importance. Chaque étape de son déroulement doit donc faire l’objet d’une préparation minutieuse. Pour cette raison, l’organisation de congrès constitue un travail à part entière puisque d’elle dépendra directement la réussite de l’événement. Voici nos conseils pour que le succès de votre événement dans un centre des congrès fasse l’unanimité chez tous les congressistes qui y assistent.

Bien délimiter l’événement

La toute première chose à faire est de déterminer le cadre général de l’événement. Par cadre général nous entendons les paramètres essentiels comme le budget, le temps et le centre des congrès idéal. Tout d’abord, fixez l’enveloppe financière à allouer au congrès, en prévoyant globalement toutes les dépenses afférentes. Ensuite, choisissez le thème qui sera le centre des échanges entre les congressistes. À ce même moment, vous devez déjà avoir en tête le genre de cible qui constituera votre public.

En fonction du thème et de l’effectif, vous pouvez procéder à la réservation de l’endroit idéal pour abriter votre congrès. Bien évidemment, si vous concoctez un événement de haut standing, pensez à l’organiser dans un palais des congrès. Lors de la réservation, vous vous conviendrez avec le responsable des lieux de la date définitive à annoncer. Vous pourrez alors commencer à planifier avec précision le timing de déroulement du congrès.

The Egg Brussels est un endroit parfaitement adapté pour cela. Notre centre des congrès, idéalement situé à Bruxelles, accueillera vos congressistes dans les meilleures conditions.

Se concentrer sur les détails des préparatifs

Une fois que le cadre général de votre congrès a été fixé, il est temps de passer à quelques étapes spécifiques qui ne doivent absolument pas être négligées. Prévenez vos invités le plus tôt possible en leur informant du programme détaillé, dès que vous avez fini d’établir leur liste. Cherchez ensuite un maître de cérémonie compétent et efficace. Celui qui pourra animer et conduire, de la meilleure façon possible, les échanges entre les congressistes. Vous allez également contacter les différents prestataires événementiels qui vont apporter leurs contributions, comme les traducteurs, les imprimeurs, les fournisseurs de badges, les décorateurs, etc.

The Egg Brussels dispose d’un carnet d’adresse bien fourni et pourra vous aider dans ces démarches.

Vous pouvez préparer à l’avance les différents supports de communications ou bien les définir avec des spécialistes. Prévoyez ensuite tout ce qui concerne la logistique c’est-à-dire les moyens techniques et informatiques. De la même manière, ne négligez pas le confort de vos invités. Restez professionnels en choisissant les meilleurs hôtels et les bons moyens de transport. Ce, pour leur garantir un séjour agréable. Et finalement, établissez avec soin des formulaires d’évaluation en nombre suffisant, que vous allez mettre à disposition de tous les congressistes.

Maîtriser le jour J

Le jour J est bien évidemment le moment qui demande le plus d’attention de votre part. Rendez-vous au centre des congrès de The Egg, à Bruxelles, plusieurs heures à l’avance pour vous assurer que tout soit au point. De préférence; le matériel technique et les décorations doivent être déjà en place la veille. Vérifiez-les donc avant d’accueillir les intervenants et les invités. Assurez-vous que toute l’équipe d’accueil reçoive les instructions et veillez à respecter le protocole adapté. Installez tous les congressistes comme il se doit et distribuez ensuite les badges et documentations prévues. Chaque intervention doit être claire et respectueuse du timing prévu. La réussite de chaque intervention dépend de plusieurs facteurs comme l’outil de présentation, le texte, les illustrations, la voix du présentateur, etc.

Avant tout, la projection doit se faire sur un support que tous les congressistes pourront visionner aisément. Le logiciel de présentation doit être maitrisé. Il peut être du plus classique comme PowerPoint ou bien d’autres outils plus récents. Beaucoup de logiciels modernes sont très captivants, mais attention à bien jauger les animations et à savoir résoudre les éventuels bugs. Le nombre de diapositives doit convenir au temps prédéfini, autrement le message ne sera pas transmis en intégralité. Le texte se doit d’être très facile à lire en allant à l’essentiel. Choisissez donc un fond qui optimisera la lisibilité. Les images doivent être de qualité, non pixélisée sans être lourde au risque ne pas s’afficher. Les vidéos sont assez problématiques, mais si vous y tenez, assurez-vous qu’on pourra les visualiser avec fluidité.

Les intervenants peuvent être tentés de lire un texte pour soutenir leurs idées. Il faut cependant se mettre en tête qu’à un congrès, le mieux est d’apprendre son speech par cœur sans donner cette impression, c’est-à-dire en restant naturel. Il ne convient surtout pas de réciter tout ce qui apparait sur le diaporama. Il sert uniquement à souligner les grandes lignes, que vous allez mettre dans un contexte intéressant. Chaque intervenant, même s’il est habitué aux congrès, gagnera toujours à s’entraîner avant le jour J. C’est l’unique moyen d’avoir une idée exacte de la meilleure façon de conduire la présentation en respectant le temps imparti.

Évaluer l’événement

Au terme du congrès, après que vous ayez remercié tous les congressistes, vous pouvez procéder à l’évaluation. Cette dernière étape n’est pas la moindre, car elle vous permettra de parfaire votre prochaine organisation. Déterminez avec précision le retour sur investissement et établissez un compte-rendu complet. Plusieurs outils existent actuellement pour mesurer l’impact de votre congrès à plusieurs niveaux. Ne manquez surtout pas ce que les médias en ont à dire.

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