Organiser une conférence

Une conférence est une conversation entre plusieurs personnes en vue de discuter d’un sujet précis. L’objectif est de débattre sur des idées qui peuvent être scientifiques, médicales, politiques ou autres. Le sujet à discuter doit avoir le même degré d’importance pour tous les participants. Pour qu’une conférence puisse avoir les résultats escomptés, son organisation doit suivre une certaine formalité. Généralement, une conférence rassemble des hautes personnalités comme des spécialistes. Il y a aussi d’autres types qui réunissent des citoyens ou des représentants de la société civile comme les conférences citoyennes et les conférences de consensus.

Comment organiser une conférence ?

Conférence réussie rime avec organisation. Le planning consiste à s’occuper de tous les préparatifs pour être parfait le jour de la conférence.

Pour que l’organisation d’une conférence soit la plus professionnelle possible, il faut songer à mettre en place un comité d’organisation. Le comité se chargera de prendre toutes les décisions importantes. L’idée est d’avoir le maximum d’avis. Un coordinateur se chargera de focaliser toutes les idées et de prendre la décision finale.

Pour pouvoir prendre les bonnes décisions au bon moment, il est important de fixer un but et un ordre du jour à l’avance. Une telle visibilité est un moyen de suivre la progression de l’organisation.

La durée d’une conférence peut varier en fonction des objectifs à atteindre et du nombre de participants. Toutefois, il est très important de préciser qu’une conférence doit être organisée à une période de l’année où vous pourrez vous assurer de la disponibilité des participants.

Le choix de la ville doit se faire en fonction de la disponibilité des infrastructures : aéroport, hôtels, des salles bien équipée, etc. Il est quand même primordial d’opter pour un lieu qui pourrait intéresser les participants comme une grande agglomération ou une capitale culturelle. Bruxelles s’impose donc comme un endroit particulièrement adapté à l’organisation d’un tel événement.

Une fois le planning étudié, il faut désormais se lancer dans l’organisation proprement dite. La première chose à faire est d’établir un budget et de le répartir entre les entités concernées. Si la participation à la conférence n’est pas gratuite mais nécessite la participation des membres sur certains frais, il faut fixer le prix du ticket et les modes de commercialisation. Le confort des participants est un point clé qui détermine la réussite d’une conférence. Il faut s’assurer que certains détails comme le repas, l’accueil ainsi que le déplacement des convives soient parfaits. Une fois l’organisation achevée, une dernière vérification est obligatoire.

Pourquoi miser sur le design de la salle ?

Lors d’une conférence, le design de la salle est un détail prédominant qui impressionne les convives. Miser sur le design de la salle est un moyen d’assurer la réussite d’une conférence. Une salle de réunion hors du commun marque l’esprit des participants. C’est la raison pour laquelle, le design de la salle ou la réunion se tiendra doit être parfait. En plus d’être un moyen pour attirer l’attention des participants, le design de la salle joue aussi un rôle important dans la stimulation de la concentration du public. Pour de telles raisons, il ne faut pas négliger le design de la salle, au contraire il faut miser sur ce critère qui est devenu primordiale pour l’organisation d’une conférence. Le bien-être des convives est très important pour qu’ils puissent s’épanouir.

Et, en termes de design, TheEgg Brussels a vraiment une carte à jouer. Notre situation dans un ancien bâtiment industriel et nos salles à la décoration originale vont permettre à votre conférence de marquer les esprits.

Bruxelles, la ville du design

Connue pour ses architectures impressionnantes et grandioses, Bruxelles regroupe des designers de renoms. Labellisé, ville du design, la capitale Européenne réunit un bon nombre de designers réputés. Depuis quelques années, la ville a connu une grande émergence des jeunes générations de designers connues sur le plan international. Bruxelles est devenu, un point de rencontre pour les professionnels du domaine. Presque chaque année, des expositions, des conférences et des événements regroupent les plus grands designers du monde entier.

Nos salles de conférence représentent la synergie entre l’architecture et le design. Ce qui rend l’infrastructure plus belles que jamais.

 

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